1) Plano diretor

O Plano diretor do condomínio nada mais é que o planejamento anual do condomínio.

O documento, que deve ser aprovado em assembleia, direciona os passos da gestão, respeitando as prioridades estabelecidas, impedindo que itens fora do planejado (e não urgentes) passem na frente.

Além disso, acaba com as reclamações infundadas dos condôminos sobre uma gestão ausente, mantém o foco nos objetivos e traz solidez para o mandato do síndico.

Para elaborar o plano diretor, resumidamente, o síndico deve:

  • listar as necessidades do condomínio e respectivos níveis de urgência:
    • necessidades estruturais
    • manutenção que deixaram de ser feita
    • melhorias almejadas pelos moradores
  • elaborar documento com apoio do conselho, em reuniões quinzenais
  • apresentar e aprovar em assembleia
  • dar início às ações
  • apresentar os resultados nos encontros periódicos com moradores.

2) Indicadores de desempenho

Lembram quando falamos sobre administrar um condomínio como uma empresa? Aqui é mais um conceito empresarial que pode ser aplicado à gestão condominial: mensuração de resultados através de KPIs (indicadores-chave de performance).

O mais importante nesse processo é saber escolher um bom KPI. Rodrigo agrupou seus indicadores em cinco áreas:

  • Financeiro | Os indicadores
    • Receita
    • Despesa
    • fundos de reserva
    • etc
  • Jurídico | Os indicadores
    • Valor acumulado da inadimplência
    • Quantas notificações extrajudiciais foram emitidas
    • Quantas ações judiciais estão em curso
    • Etc;
  • Operacional | Os indicadores
    • Elevador (quantas vezes quebrou durante um período, qual o tempo de parada, etc)
    • Bombas (quantas revisões foram feitas, etc)
    • Portão (quantos chamados emergenciais foram abertos, etc)
  • Organizacional | Os indicadores
    • Pesquisa de satisfação para condômino e para funcionários.
  • Recursos Humanos | Os indicadores
    • Quantidade de horas extras
    • Quantidade de turnover da terceirizada
    • Faltas.
    • Etc.

Com esses números, o síndico consegue enxergar de fato se existe uma anomalia prejudicial ao condomínio ou são imprevistos dentro do aceitável.

3) SLA (Service Level Agreement) – Acordos de Nível de Serviço

O síndico pode adotar o SLA em contratos com prestadores de serviço ou no próprio atendimento das demandas do condomínio.

Segue exemplo abaixo do advogado Leandro Souza:

  • Vermelho indica emergência, caso gravíssimo, com necessidade de atendimento imediato. Geralmente, problemas que envolvam serviços essenciais, segurança e saúde dos moradores. Estabelecendo prazo de atendimento, execução e resposta aos moradores que, neste caso, pode ser em até 24 horas.
  • Amarelo significa urgente para casos de gravidade moderada, com necessidade de atendimento, mas com risco de evoluir. Problemas que não estão afetando a vida condominial, mas pode evoluir em pouco tempo, caso o problema não seja resolvido. Um exemplo: imagina um cano de água potável que está com uma pequena fissura. O problema não está afetando os moradores, mas pode evoluir rapidamente se não for resolvido. O síndico pode estabelecer para este caso um atendimento de até 48 horas.
  • Verde é pouco urgente. Problemas que não estão afetando a vida condominial, segurança, serviços essências e a saúde dos moradores. Neste caso, o síndico pode estabelecer um prazo maior para resolução.

Fontes consultadas: Gustavo Oliveira (síndico profissional) e Rodrigo Lobo (síndico profissional e CEO da empresa Advanced).

via sindiconet.com.br