Registro de atas de assembleia e declaração de débitos condominiais estão no rol de serviços que podem ser feitos no meio digital. Mais ágeis, baratos e seguros

Imagine emitir a ata de assembleia do condomínio, colher assinaturas, registrar em cartório e distribuir a todos os condôminos em até 2 dias úteis, nunca mais precisar fazer cópias autenticadas e com custo logístico reduzido em mais de 50%?

Sim, isso já é realidade em cada vez mais condomínios no Brasil há mais de 2 anos, graças aos serviços digitais de cartório já disponíveis no mercado por empresas de tecnologias com soluções desenvolvidas para o segmento, integradas a cartórios.

Ainda desconhecidos pela maioria dos condomínios, os serviços digitais de cartório estão em expansão pelo País, chegando a cada vez mais cidades. Eles trazem, entre outros benefícios:

  • agilidade
  • praticidade
  • economia
  • segurança no trânsito de documentos
  • eliminação de espaços físicos para guarda de documentos

E uma vantagem inusitada para o atual cenário de pandemia de coronavírus: nenhuma manipulação de papéis no processo de emissão do documento e distribuição para os condôminos, que recebem por e-mail ou acessam pela plataforma da administradora. Uma das formas de contágio da doença COVID-19 é por superfícies e o vírus sobrevive a algumas horas sobre o papel.

O que são serviços digitais de cartório? 

Para quem está tomando conhecimento do tema agora, algo precisa ficar claro logo no começo: serviços digitais de cartório NÃO são sinônimo de digitalização de documentos.

Digitalização de documento é a conversão de um documento físico em eletrônico. Da mesma forma que se faz fotocopia (xerox), a digitalização é uma cópia em arquivo eletrônico. No entanto, carrega junto uma série de questões:

  • Essa cópia é eficaz?
  • Como demonstro autenticidade dessa cópia?
  • Posso usar contra terceiros?
  • Como sei que não foi alterada?
  • Se assinar digitalmente, tem validade?

Já os serviços digitais respondem a todas essas questões pelo seu formato e por atender a requisitos normativos, explica Caio Yazbek, advogado e diretor da Uniproof, uma das primeiras empresas a oferecer serviços digitais de cartório a condomínios no Brasil.

“A diferença entre digitalização de documento e digitização de documento é que, neste último caso, o documento já nasce eletrônico, é nativamente eletrônico”, esclarece Hugo Pierre Furtado, fundador e CEO da Growth Tech, pioneira no Brasil a fazer transações cartorárias em blockchain.

De forma simplificada, blockchain é uma espécie de livro eletrônico único onde são registradas todas as transações que acontecem em uma rede, inclusive os registros das atas de assembleia pelos cartórios. É a tecnologia mais avançada de registro e guarda de informações.

“A segurança jurídica está na fé pública dos cartórios. A segurança tecnológica está nos registros feitos na blockchain, que são imutáveis e não podem ser apagados. Depois do registro, o condomínio recebe a ata assinada digitalmente com número de registro na blockchain”, explica Hugo Pierre Furtado.

  • Veja mais ao final desta reportagem sobre “Validade, autenticidade, integridade e base legal para documentos eletrônicos” e também sobre “Autoria de documentos eletrônicos”.

Quais são os serviços digitais de cartórios disponíveis para condomínios?

  • Ata de assembleia
  • Certidão negativa de débitos condominiais (CND)
  • Notificação extrajudicial para cobrança de débito
  • Procuração com firma reconhecida
  • Matrículas de imóveis a fim de atualização de cadastro
  • Registro de prontuário de funcionário
  • Atos e livros condominiais diversos
  • Certidões em formato eletrônico
  • Registro de contratos com prestadores de serviços, para distribuição a todos os condôminos para preservar a transparência do que foi contratado.

Cartórios e a digitalização de serviços

Os cartórios vêm investindo em modernização, tecnologia e treinamento de equipe não é de hoje. Segundo Felipe Araújo Vieira, substituto do 1º Oficial de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica (RTDJ) de Campinas, é uma questão de sobrevivência da atividade no mercado.

Ele explica que o Sistema de Registro Eletrônico de Títulos e Documentos no Brasil foi nascendo da necessidade do mercado nos últimos anos, visto que as transações e documentos passaram a ser elaborados em formato eletrônico.

O recebimento desses documentos digitais deve ter cautelas para garantir a segurança no trânsito do documento eletrônico, na preservação do conteúdo (através de backups seguros) e na legitimidade das partes através de verificadores e assinadores eletrônicos confiáveis.

A publicidade dos registros é feita também através de certidões eletrônicas com acesso direto à própria imagem do registro efetuado no cartório através de QrCode.

Francisco Roberto Longo, oficial substituto do 3º RTD de São Paulo, destaca a praticidade dos serviços digitais. “O registro eletrônico é muito mais fácil de ser realizado, gerando para o público usuário mais segurança.”

Felipe Vieira relata que, hoje, grande parte do atendimento do 1º RTD de Campinas já é feito por meio de tecnologia digital, através da Central do RTDPJ Brasil, em parceria com a Central do RTDPJ-SP.

De acordo com ele, o trânsito de documentos digitais é feito através de Centrais de Compartilhamento de Documentos Eletrônicos, que hoje tem cerca de 3 mil cartórios integrados ao sistema pelo Brasil. No País existem, aproximadamente, 15 mil cartórios.

A atividade de registro eletrônico é disciplinada normativamente em âmbito federal pelo Conselho Nacional de Justiça, através do Provimento CNJ nº 48/2016. No estado de São Paulo, é disciplinada pelo Provimento CGJ nº 16/2019.

“O registro de documentos e contratos em formato eletrônico no Registro de Títulos e Documentos é uma realidade em todo o Brasil através das centrais do RTDPJ Brasil e RTDPJ estaduais”, complementa Felipe Vieira.

O 1º RTD de Campinas hoje atende condomínios com o registro eletrônico de atas de assembleia e trabalha também em parceria com a Uniproof, compatível com as centrais do RTDPJ.

“A opção pelo envio das atas, já em formato eletrônico, vem aumentando. As administradoras de condomínio, cada vez mais, passam a adotar essa modalidade em razão da praticidade no envio, agilidade no atendimento e confiabilidade que o sistema de registro tem demonstrado”, exemplifica Felipe Vieira.

Por força de lei, os cartórios só registram documentos cuja territorialidade seja abrangida por sua comarca.

Trabalho de divulgação junto a cartórios e administradoras

Hugo Pierre, da Growth Tech, relata que, no começo, teve dificuldades. “Grande parte dos cartórios nos via como ameaça. Trabalhamos fortemente para informar que não iremos substituí-los, mas trazê-los para o mundo digital, onde o cartório precisa estar.”

A Uniproof faz um trabalho de divulgação junto a administradoras e cartórios, que inclui orientação de equipe, explicação das ferramentas disponíveis para fazer registro, para que haja compreensão do processo e da modernização.

Caio Yazbek, diretor da empresa, diz que há cartórios mais resistentes, mas dos mais de 2 mil com os quais já falou, menos de 1% não aderiu por alguns aspectos que não foram ajustados, como estrutura e demanda.

“Entendemos que as resistências são combinação de cultura, conhecimento e dificuldades enfrentadas pelos profissionais envolvidos. A tecnologia já trouxe evolução para o segmento condominial, como sistemas de gestão mais eficientes, assembleia digitalportaria remota e agora chegou a vez dos serviços de cartório. É uma evolução natural para uma gestão mais eficiente“, afirma Caio Yazbek, diretor da Uniproof.

O que o condomínio precisa fazer para usar os serviços digitais de cartório?

Para poder fazer uso dos serviços digitais de cartório, o condomínio precisa ter certificado digital, por meio do qual é possível emitir o e-CNPJ, necessário para assinatura digital e validade das operações.

Normalmente, os serviços de cartório – mesmo de forma analógica – são efetuados pela administradora do condomínio. O síndico interessado pode conversar com sua administradora sobre o assunto para checar a viabilidade de migrar para o digital.

A administradora ou o condomínio deve escolher uma empresa de tecnologia que ofereça os serviços digitais de cartório para condomínios, como a Uniproof e a Growth Tech, entrevistadas para esta reportagem, e verificar se há cartórios em sua cidade prontos para executá-los.

Comparamos para você! Registro de ata: processo analógico x processo digital

Qualquer administradora ou síndico sabe de cor e salteado a logística por trás da emissão, registro em cartório e distribuição de uma ata de assembleia condominial de forma tradicional a todos os condôminos.

ETAPAS DO PROCESSO ANALÓGICO:

  1. Redação da ata pelo secretário, geralmente o gerente da administradora
  2. Envio, por motoboy, do documento impresso para a coleta de assinatura do presidente da assembleia
  3. Envio, por motoboy, da ata assinada ao cartório para registro
  4. Retorno do motoboy ao cartório para coletar a ata registrada
  5. Devolução da ata registrada à administradora
  6. Impressão de cópia da ata para condôminos
  7. Envio das cópias da ata, por malote/motoboy, ao condomínio (ou Correios, se assim o condômino optar)
  8. Distribuição aos condôminos mediante assinatura de protocolo.

Custo: R$ 100, em média, é o custo logístico para registro da ata na cidade de São Paulo, considerando as viagens de motoboy de forma avulsa. Somando a isso outros gastos invisíveis, tais como impressões e guarda de documentos, chega-se facilmente aos R$ 120.

  • Tempo da emissão da ata até o registro: até 1 semana.
  • Tempo para distribuição da ata para os condôminos: imprevisível. Por mais proativo que sejam os porteiros ou zeladores, depende do condômino, já que ele precisa assinar o protocolo de recebimento.

E como fica o processo digital de emissão e registro de ata?

ETAPAS DO PROCESSO DIGITAL:

  1. Redação da ata pelo secretário da assembleia
  2. Assinatura digital ou e-mail de aprovação do presidente da assembleia
  3. Empacotamento dos documentos da assembleia (convocação, lista de presença, ata, assinatura/aprovação presidente)
  4. Envio pela plataforma da prestadora de serviços digitais de cartório
  5. Checagem e registro pelo cartório
  6. Envio da ata digital
  7. Publicação da ata no site da administradora

Custo: menos de 50% (podendo chegar a zero) do processo logístico calculado acima, de acordo com as empresas consultadas pela reportagem. Varia de uma empresa para outra.

  • Tempo da emissão da ata até o registro: até 1 dia útil.
  • Tempo para distribuição da ata para os condôminos: poucas horas entre receber o documento do cartório e publicar no site ou disparar distribuição via e-mail.

Importante: os cartórios cobram o mesmo preço para registrar a ata física ou digital, seguindo a tabela instituída pelo Tribunal de Justiça de cada Estado.

Registro de ata de assembleia na cidade de São Paulo, de acordo com a tabela do Centro de Distribuição de Títulos e Documentos (CDT): R$ 72,27 para uma página. O preço aumenta a cada página adicional, sendo R$ 90,10 para três páginas (tabela em vigor no ano de 2020).

Cópia autenticada de ata é amplamente usada na gestão condominial para:

  • Abertura de conta em bancos
  • Cadastro do condomínio em lojas/fornecedores
  • Ingresso de ações judiciais (ata de eleição de síndico)
  • Venda/Compra de imóveis (condômino)

Levando em consideração que o custo de uma cópia autenticada é de R$ 3,70/página, imagine quanto condomínio e condôminos irão economizar com a ata digital, já que a cópia do documento eletrônico é sempre original e dispensa qualquer cobrança?

Vantagens e benefícios de adotar serviços digitais de cartórios em seu condomínio

Confira abaixo outras razões que podem motivar síndicos e administradoras de condomínio  a migrarem para serviços digitais de cartórios:

  • integração com sistema de uma administradora ou de um condomínio com possibilidade de controle totalmente digital
  • eliminação de “custos invisíveis”, como papel, xerox, impressão, manipulação, correio
  • segurança do documento quanto a rastreabilidade e armazenamento
  • eliminação do risco de perda ou extravio do documento pelo motoboy
  • redução do controle
  • eliminação da guarda física
  • consultas futuras ágeis x consulta arquivo morto
  • eliminação do fator “reclamação” do morador que alega não ter recebido
  • uma vez emitido, o documento digital é do condomínio
  • segurança com três backups do documento: registro no cartório que fica para sempre lá, backup da empresa prestadora do serviço e na administradora do condomínio.

Adesão crescente aos serviços digitais de cartórios por administradoras

Segundo Caio Yazbek, da Uniproof, os serviços digitais de cartório vêm sendo adotados rapidamente pelas administradoras de condomínios porque elas entenderam as facilidade que os serviços digitais proporcionam e concluíram que não há mais razão para ter o meio físico. A exemplo da contabilidade e dos serviços bancários, que hoje são cem por cento digitais.

Uma administradora que já aderiu aos serviços digitais de cartório é a Lello, que tem em sua carteira mais de 3 mil condomínios. Desde janeiro de 2018, a empresa firmou parceria com a Uniproof e passou a fazer ata de assembleia e certidão negativa de débito de forma digital. Em dois anos e quatro meses, a administradora expediu mais de 7 mil atas digitalmente.

“Os síndicos reconhecem que este é mais um diferencial oferecido, que privilegia o digital, a agilidade, a transparência, a otimização de despesas com um processo melhorado, cujo objetivo é registrar os documentos com o menor custo e no menor tempo possível”, comenta Angelica Arbex, gerente de marketing da administradora.

Para ela, a maior vantagem em se optar pelos serviços digitais de cartório é que o documento que vai para o cliente na ponta – condomínio ou condômino – é a via original.

“Não existe mais documento em papel, como o livro de ata com a ata colada. Os clientes podem acessar os documentos livremente, direto no site da administradora”, afirma Angelica.

Serviços digitais de cartório mais populares nos condomínios

Dos cerca de nove serviços de cartório já disponíveis para condomínios, listados na primeira parte da reportagem, além da ata de assembleia, há outros três mais populares. Confira as características e vantagens:

  1. CND – Certidão Negativa de Débito: tradicionalmente, a certidão física demanda coleta e reconhecimento da firma do síndico. Tempo: pelo menos um dia útil. No formato digital, o documento é assinado com certificado digital, formalizado junto ao cartório (a fim de conferir legitimidade dos atos, tem eficácia contra terceiros). Tempo: de 2 a 3 horas.
  2. Notificação extrajudicial para cobrança de débito: no formato analógico, o profissional registra a notificação no cartório, encaminha carta registrada com notificação, comunica que o devedor recebeu e o cartório faz certificação de que o inadimplente recebeu a carta e o advogado devolve para o síndico. Processo eletrônico: síndico recebe notificação eletrônica, assina com certificado digital, envia pela plataforma da empresa prestadora do serviço que entrega eletronicamente ao cartório que processa do mesmo jeito analógico e emite um certificado eletrônico de que foi feita a entrega. Benefícios: download da notificação e encaminhamento ao advogado por e-mail e o documento pode ser verificado nos sites dos cartórios e distribuidores.
  3. Procuração com firma reconhecida: no digital, é lavrada em 20 minutos, sem qualquer deslocamento.

Na prática: serviço digital de registro de ata de assembleia

Síndico há cinco anos do Condomínio Edifício Cenário da Vila, no bairro do Sumaré na cidade de São Paulo, Rafael Nurnberg experimentou este ano o “combo” assembleia virtual + registro de ata digital. Graças ao coronavírus!

“Eu já queria ter adota assembleia digital há mais tempo e a COVID-19 forçou a modernização, a digitalização. Ata eu não sabia que existia e fui surpreendido com a agilidade do registro: de sexta para segunda-feira. Já sofri com extravio de ata no meio da coleta de assinatura. O serviço facilita muito”, afirma o síndico, que também é engenheiro eletricista e economista.

Diego Giglio, economista e síndico do Condomínio Poema Castro Alves, localizado no bairro do Embaré, em Santos, comemora a adoção da ata digital a começar pela eliminação do papel.

“Só de não ter papel já é uma vantagem. Eu tento ter tudo digital no condomínio. Este ano foi a primeira vez que fizemos ata de assembleia com registro digital. É uma grande vantagem não ter mais que ir ao cartório, ter custo do motoboy e das cópias”, exemplifica Giglio, em sua segunda gestão como síndico e há 4 anos envolvido no corpo diretivo.

O Condomínio Poema Castro Alves disponibiliza a ata no site da administradora e fica acessível a todos os condôminos. “É muito prático e traz transparência para todos”, complementa.

Editora-chefe do SíndicoNet também quis experimentar o registro digital de ata

Depois de fazer todas as entrevistas para esta reportagem, eu mesma, Catarina Anderáos, editora-chefe do SíndicoNet, decidi experimentar o serviço.

O condomínio onde sou síndica há quatro anos realizou uma assembleia digital recentemente – pela primeira vez, diga-se de passagem, devido à pandemia.

Estamos com uma ata prontinha para registro e, antes que a administradora iniciasse todo o trâmite intenso, oneroso e lento de logística com o motoboy, consegui solicitar que o registro fosse feito de forma digital! Mais uma inovação implementada em meu condomínio!

Validade, autenticidade, integridade e base legal para documentos eletrônicos

Moira Toledo, advogada especializada em Direito Imobiliário e mestre em Direito Civil pela USP, explica que, em termos de validade e de autenticidade de documentos eletrônicos, a base legal utilizada é da Medida Provisória 2200-2 de 2001, que reconhece a validade destes enquanto documentos, desde que garantida a sua integridade e autoria.

“A integridade pode ser garantida através de diversas tecnologias, como, por exemplo, blockchain, o carimbo do tempo no Observatório Nacional, entre outros que podem atestar que aquele documento criado não foi alterado”, explica Moira Toledo.

Um documento eletrônico, continua Moira, é formado por uma combinação de códigos, sendo que o que lemos pode se comparar a uma tradução de uma escrita técnica. Esta combinação de códigos deve ser registrada (na blockchain) para que não possa ser alterada após a assinatura.

Segundo Caio Yazbek, da Uniproof, assegurar a autenticidade de um documento eletrônico é mais fácil do que o físico. Ele explica que a autenticidade de serviços digitais é garantida por fé pública, pelos selos. Equivale à etiqueta colada no documento físico usada para certificar que este foi registrado no cartório e ficará arquivado ali para sempre.

No digital, é exatamente a mesma coisa, mas de forma eletrônica: há um selo digital emitido pelo TJ de cada Estado, há uma certidão do próprio oficial e escrevente e o arquivo eletrônico gerado é assinado digitalmente. Tudo isso confere autenticidade ao documento, que fica arquivado em um livro digital (HD homologado pelo TJ) e passa por auditoria, explica Yazbek.

“Toda cautela que existia com os trabalhos físicos continua existindo no digital. Os serviços digitais não são mera cópia, mas os requisitos e efeitos são os mesmo, da forma estabelecida pela lei, que já existia, de registros públicos, além do trabalho intenso das corregedorias para estabelecer procedimentos etc”, detalha o diretor da Uniproof.

“A tecnologia auxilia o cartório a manter controle, rastreabilidade e o beneficiário é o usuário que obtém de forma rápida os serviços que precisa”, complementa Caio Yazbek, da Uniproof.

E como assegurar a autoria dos documentos eletrônicos?

A advogada Moira Toledo informa que a autoria depende de ter a certeza de quem produziu o documento.

“Para isso, a referida MP 2200-2 concede uma presunção para a assinatura digital, realizada pelas chaves de ICP-Brasil, mas reconhece a assinatura por outros meios eletrônicos com a utilização, por exemplo, de senhas, tokens e biometria”, explica.

O recente provimento de nº 95 da Corregedoria Nacional de Justiça, reconhece a validade nos mesmos termos, complementa a advogada.

Assim como os cartórios de registro de imóveis têm dado preferência à assinatura digital devido ao controle concentrado pelo Estado quanto à sua emissão pelo sistema de chaves ICP-Brasil, os cartórios de notas também. Vide a recente Normativa da Corregedoria do Estado de São Paulo, publicada no final de abril: Provimento 12.2020, no processo 2020/39713.

“É um caminho sem volta. Se antes desejável por conta de todas as suas vantagens em termos de experiência, agilidade, diminuição de custos a longo prazo e eficiência, agora em tempos de COVID-19 com o isolamento social, revelou-se necessário“, argumenta a advogada Moira Toledo.

Para ela, com o uso da tecnologia correta, será muito mais seguro do que as práticas físicas. “Ganha-se muito ainda em transparência”, diz, citando a evolução em termos de segurança dos Tribunais após o processo eletrônico, com as assinaturas dos documentos gerais, por advogados e magistrados mediante o uso de certificado digital.

“As administradoras que conseguirem, com a tecnologia adequada, oferecer este tipo de serviço ao seu cliente, certamente se destacarão, pois é anseio geral esse tipo de prática”, conclui a advogada.

Angelica Arbex (Lello), Caio Yazbek (Uniproof), Diego Giglio (síndico), Felipe Araújo Vieira (1º RTD Campinas), Francisco Roberto Longo (3º RTD SP), Hugo Pierre Furtado (GrowthTech), Moira Toledo (advogada), Rafael Nurnberg (síndico)

via https://www.sindiconet.com.br/