Pode parecer pouco, mas na prática são muitos documentos a serem guardados para provas e eventuais consultas. Vamos a eles:

  • Regulamento Interno;
  • Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
  • Convenção do Condomínio;
  • Relatórios de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
  • Apólice de seguro contra fogo e outros sinistros;
  • Livro de registro de atas e condôminos presentes nas assembleias;
  • Cadastro de moradores e prestadores de serviços;
  • Plantas hidráulicas, elétricas e de implantação do condomínio;
  • Apuração e devida aprovação das contas da administração anterior;
  • Contratos de manutenção e de serviços terceirizados (administradora, elevadores, bombas, portaria, limpeza, etc);
  • Recibos de contas de consumo (água, eletricidade, internet, etc);
  • Relatórios de Inspeção anual (RIA) emitido pelas empresas que fazem a conservação de equipamentos como elevadores;
  • AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, que são emitidos periodicamente;
  • Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação e funcionamento dos elevadores;
  • Certificados de limpeza de caixas d’água e de dedetização, que devem ser feitos a cada seis meses;
  • Notas Fiscais de serviços e aquisição de materiais.

Pela Lei Trabalhista, os funcionários que, porventura, forem demitidos têm até dois anos para entrar com um processo trabalhista contra o condomínio.

Sua reclamação é válida pelos últimos cinco anos.

Portanto, é aconselhável guardar esses documentos por esse período (em todo caso, consulte o advogado do condomínio para ver qual a sua indicação).

Já os documentos fiscais como FGTS e INSS devem ser preservados por trinta anos (ou conforme a orientação do seu contabilista).

Para uma melhor organização é fundamental criar uma regra para arquivar todos esses documentos e segui-la à risca. Parece meio complicado mas, na realidade, não é.

via TudoCondo